働く期間が長くなり、部下が年上…
2021
09/17
ビジネスシーンで多用されている「ChatWork(チャットワーク)」の熟練技4つ
リモートワークも定着し、チャットツールを使っている企業も増えていると思います。その中でも代表的なのが「ChatWork（チャットワーク）」。社内だけでなく、社外の人ともやり取りできるのが非常に便利です。
「ChatWork」はその名の通りチャットのツールなので、メッセージや添付データのやり取りがメイン。しかしチャット以外にも便利な機能がたくさんあります。そこでこの記事では「ChatWork」の熟練技として4つ紹介します。
メッセージ管理の方法
「ChatWork」はメッセージのやり取りをします。そのためそのメッセージを後で確認したり、忘れないように覚えて置いたりしたいですよね。メッセージを確認しただけだと、そのまま放置して忘れてしまうこともたくさんあります。
メッセージを忘れないようにする方法としてまず考えられるのが「未読」に戻す方法です。こうすればグループチャット内に未読メッセージのあることがすぐにわかります。次にメッセージをブックマークする機能もあります。
こうしておけば大切なメッセージをあとで読み返すことも簡単です。とくに長期的にメッセージを保存しておく必要がある場合は有効でしょう。またやり取りが頻繁に行われるグループはピン留めしておくのもオススメです。
ピン留めしておけば、チャットグループの中で、上位に表示されるため、未読メッセージも見逃しにくいというメリットがあります。
タスク管理の方法
「ChatWork」のタスク管理は非常に便利です。自分でタスクを入力して管理する方法が一般的ですが、メッセージからタスクを作成することもできます。メッセージで「○○してください」とあったときに、そのメッセージをそのままタスクにしてしまえば、忘れることはありません。
また他人に依頼したタスクに自分も入れておく方がよいです。タスクは依頼されるだけでなく、タスクを依頼することもあります。依頼した相手のみタスク設定することは可能ですが、誤ってタスクが削除されてしまうと、依頼したことを忘れてしまうリスクがあります。
自分のタスクの中に依頼したタスクが入っていると、締め切り日など把握しやすいのでおすすめです。仕事を依頼する側になった場合は実践しましょう。
メモ管理の方法
ミーティングなどでメモを取りたいことがありますよね。そうしたときに「マイチャット」を活用している人は多いと思います。しかしグループがひとつしかないと、いろいろな情報が入りすぎて整理できません。
そこでオススメなのが自分だけでのグループチャットです。自分だけのグループチャットを目的別に作成すれば、メモを探す手間が省けます。情報も整理できるため、非常に便利です。
グループを作りすぎると見にくくなるというデメリットもあるので、うまく整理して活用してみましょう。
ミュート機能を活用する方法
「ChatWork」にはグループをミュートにする機能があります。ミュートにすると自分宛てのメッセージ以外は未読表示されません。そのため未読のメッセージをすべて読む手間がはぶけるわけです。
チャットグループに多く参加している人はミュート機能を使わないと、かなりの時間をメッセージの確認に割く必要があります。もちろんすべてのメッセージを確認すべきグループもありますが、そこまで多くはないはずです。
未読が溜まっていくとストレスも感じるものですから、あまり見る必要がないグループはミュートすることをオススメします。
「ChatWork」を有効に活用して業務を効率化しよう！
「ChatWork」は多くの企業に導入されており、非常に便利なチャットツールです。うまく使えば、さらに業務効率化できます。ここで紹介した4つの方法を使って、業務効率化を行ってみましょう！
福井俊保
大学院で研究するかたわら、中学受験の指導を始める。指導歴は約20年。
現在はプログラミング教室スモールトレインで代表として、プログラミングの指導と中学受験の指導をしている。著書に『AI時代に幸せになる子のすごいプログラミング教育』(自由国民社)がある。
