50代から見つけるキャリアと仕事。もっと自分らしい働き方

お問い合わせ
2021
02/26

チャット・メールのやり取りのコツは「一往復半のやり取り」で終わらせること〜 50代からのちょっとワガママな生き方 〜Vol.44 〜


「50代からのちょっとワガママな生き方」を準備する、仮想スナック「ひろ子」。50代のお客様に寄り添ったアドバイスを提案申し上げます。どうぞお耳をお貸しくださいませ。

リモートワークが増えたことによって、コミュニケーションの取り方にも変化が出てきています。電話や対面での会話よりも、チャットやメールでのやり取りが増えてきたことで、ストレスが増えている人もいるようです。そこで相手にも自分にもストレスをかけないやり取りのコツを身につけましょう。

チャット・メールのやり取りのコツは「一往復半のやり取り」

理想的なのは一往復半のやり取りです。

1. こちらからメールを送る
2. 相手から返信が来る
3. そのメールに反応する

日程調整編について紹介します。

1. 自分から、打ち合わせの日程調整をお願いする。数日候補日をあげ、相手に返信を促す内容を送ります。

2. 相手から日程について連絡が戻ってきます。

3. 「では○日○時からお願いします」など相手からの返信に対してコメントを返します。

これを最初のメールで「打ち合わせ日はいつがいいでしょうか。」と相手任せにしてしまうと、日程がなかなか決まらず、だらだらとやり取りが続いてしまいます。相手だけでなく自分自身のストレスにもなるので気をつけましょう。さらに、チャットでは相手との関係性や職場の雰囲気にもよりますが、スタンプや「いいね」マークで反応しても良いでしょう。

目的をはっきりさせる

連絡を取る前にその目的をはっきりさせましょう。「質問」「報告」「依頼」「共有」「謝罪」など色々な目的があると思います。その目的を相手に伝えないと、相手も「これは何の連絡なのか?」と返信に困ってしまいます。

相手からの返信が欲しいのではなく、共有が目的なのか、それとも依頼に対する返信が欲しいのか、自分の中で目的を決めてからアクションを開始しましょう。

例えば、自分の中で締め切りがある場合は「〜をお願いしたいと思っています。そのため○日までに返信をいただけますと幸いです。」と日程も記入しましょう。自分は急ぎの用だとしても、相手はそこまで汲み取ってはくれません。相手に内容と用件をしっかりと伝えることでお互いストレスなくやり取りが進みます。

文章はできるだけ少なく、だらだら書かないこと

メールとチャットでは使う用途が異なるため、厳密には使い方は異なりますが、共通して言えるのは、だらだら文章を書かないことです。余計なことは書かずに、あまり難しすぎる漢字を使わないことも見やすい文章の特徴です。

「明日もきっといい日になりますよ」ひろ子ママでした。

ひろ子ママのこれまでの記事はコチラ

ひろこママ(ホワイトver)
「50代からのちょっとワガママな生き方」を準備する、仮想スナック「ひろこ」のオーナー
鳥取県生まれ、東京都在住。多拠点生活に向けて活動中。
ブログ:https://snackhiroko.hatenablog.com/
不動産業界での営業、教育業界でのコーディネーターなどを経て、組織や人材開発に携わりながら、コーチングも行っている。

【こちらもよろしければどうぞ】ひろ子ママ(ブラックver)
https://www.j-cast.com/kaisha/carrier/hirokomama/