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2020
04/15

再就職を目指す50代専業主婦必見!あなたの常識は非常識かも…ビジネスメールの基本


育児や介護が落ち着いたので、家計を支えるために働きに出たいと考えている50代専業主婦の方は少なくないのではないでしょうか。

そこで興味のある仕事に応募する際に、ほとんどの人が使うのがメール。携帯電話やスマホなら普段から使いこなしていても、ビジネスメールは送ったことはないという人は結構多いかもしれません。

家族や近しい間柄の人たちとのメールと、ビジネスメールは異なります。ここでは、最低限押さえておきたいビジネスメールの基本を説明します。

1. 携帯のキャリアメールは使わない

最近は世代を問わず、LINEなどのアプリでコミュニケーションをとる人が多いもの。応募者とのやりとりにLINEを使う採用企業もあるかもしれませんが、メールや電話でのやりとりが基本と考えてよいでしょう。LINEのやりとりに慣れてしまった方、メールといって何を想像しますか?docomo.ne.jpやezweb.ne.jp、softbank.ne.jpといった携帯のキャリアメールはNGです。文字数制限があったり、添付文書が確認できなかったりするためです。gmail.comやyahoo.co.jpといったフリーメールのアドレスを取得するようにしましょう。

2. 相手の名前はコピペする

相手の名前を間違えることは失礼です。例えば、サイトウさんやワタナベさんなど、複数のパターンの漢字が存在する名前は、自分で気をつけていても間違えてしまうことがあります。そのため、相手の名前は書かれているものをコピペ(コピー&ペースト:コピーして貼り付け)するのが無難です。

3. 返信する際は引用返信で

相手から来たメールに返信する際は、メールを新規作成するのではなく、そのメールに返信する(タイトルにRe: が付く)ように心がけましょう。こうすることで、やりとりの流れが明確になります。ただし、全く違う内容を自分から持ちかけるときは、新しいメールを作成するようにしましょう。

CCを含め、宛先に複数の連絡先が入っている場合、返信するときは送信者だけにすれば良いか、それとも全員に返信をすればよいか迷いますよね。さまざまな考えがあるようですが、相手方もあえて複数の連絡先を入れていると考えられるので、個人情報などを扱うとき以外は、まず全員返信で対応してみてはいかがでしょう。その際に、「今回は全員に返信で対応しましたが、今度から〇〇様への返信のみで良い場合はお知らせください」と一言添えておくとよいでしょう。

4. 話し言葉ではなく、書き言葉

・〜なんですか?→〜でしょうか。

・〜って、本当ですか?→〜という認識で間違いないでしょうか。

など、話し言葉でなく、書き言葉でメールを書くようにしましょう。意識することは、とにかく丁寧に。丁寧なメールをもらって、不快になる人はそんなにいません。

第一印象はメールで決まる

募集要項に関する問い合わせや応募書類の提出など、採用企業とのやりとりはメールで始まることが多いでしょう。「丁寧な人だな」「礼儀をわきまえている人だ」など、メールひとつで第一印象は左右されます。選考にも影響を与えることもあるでしょう。小手先のテクニックはありません。必要最低限のマナーを守り、丁寧に対応することを心がけましょう。

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