AI が人間の仕事を奪うという…
2021
10/29
Slackのチャンネルを使いこなして業務効率化！
Slackというツールを使っている企業が増えてきています。ただSlackを導入してもあまりうまく使いこなせていない企業もあるようです。Slackを有効に使うためにはチャンネルを使い分ける必要があります。
そこでこの記事ではSlackのチャンネルの使い方とSlackを使う際の注意点について説明します。
Slackとは
Slackとはビジネス用のチャットツールです。特にエンジニア系の企業で使っているところが多いようです。無料で使える機能が多く、他のアプリとの連携もできるので、Slack使ってコミュニケーションをはかっている企業が多いわけです。
Slackはアプリをダウンロードして、招待を受けてアカウントを作成すればすぐに始められます。Slackにはチャンネルがあって、それぞれ目的に合わせて作られており、情報のやりとりが行われています。このチャンネルをうまく使い分けるのが重要です。
Slackのチャンネルの種類
Slackのチャンネルには以下のふたつの種類があります。
・パブリックチャンネル
パブリックチャンネルはワークスペースに参加している人であれば誰でも見られるものです。ワークスペースのメンバー全員が作成できますが、特定のメンバーのみ作成できるように設定することも可能です。
・プライベートチャンネル
プライベートチャンネルはそのチャンネルに招待されないと見られないものです。全員には関係ない情報のやりとりであればプライベートチャンネルを利用するのがよいでしょう。
こちらもメンバー全員が作成できるものですが、特定のメンバーのみ作成できるような設定も可能です。
Slackのチャンネルの上手な使い方
Slackのチャンネルを上手に使うためには以下の3つの点に気をつけましょう。
1.チャンネル名をわかりやすいものにする
Slackを業務で使っているとチャンネルが増えてきます。そのためチャンネルが増えてくると、一体何のことについてのチャンネルであったかわからなくなる場合があります。原因はチャンネル名がしっかりとつけられていないためです。
チャンネル名が業務内容としっかりリンクしていれば、チャンネル名を見ただけでそのチャンネルでやりとりされている内容がわかるはずです。チャンネル名は誰が見てもわかるような名前にしましょう。
2.チャンネルを定期的に見直す
チャンネルを作ったもののほとんど使われないというケースもよくあります。また業務やプロジェクトが終わって、もう必要なくなったチャンネルもあるでしょう。各参加者にチャンネルから出てもらうこともできますが、まったく必要ないならチャンネルごと削除してしまう必要があります。
もう使わないチャンネルを整理するために、定期的にチャンネルを見直す作業をしていきましょう。
3.ルールを作成する
チャンネルを上手に使うにはルールを作成しなければなりません。例えばSlackの情報を確認したかどうか、チェックをつけてほしい場合があります。その際にどのチェックマークを使えばよいか決めておきましょう。
また返信も有効に使う必要があります。ひとつのテーマについては返信を使って、そのやりとりをあとから追いやすいように工夫していかなければなりません。こうしたルールも事前に決めておかないと、人によってやり方が変わってしまいます。
人によってやり方が変わると、Slackを見ても情報のやりとりはわからなくなってしまいます。統一したルールを必ず作るようにしましょう。
Slackを使う際の注意点
ここまでSlackのチャンネルを使う方法について述べてきましたが、Slackを使う際の注意点についても簡単に説明しておきます。
DMは制限する
Slackはチャンネル内でやりとりできますが、DM機能もついています。DMは各メンバーがそれぞれ一対一でやりとりできるというものです。DMそのものは否定できません。しかしチャンネルでやりとりしないと、やりとりの内容を知らない人が出てきたり、やりとりの内容を個別に聞かないとわからないという事態を招いてしまいます。
個人情報のやりとりなどDMでやらなければならないこともありますが、業務に関する議論についてはパブリックチャンネルやプライベートチャンネルを使って行うようにしましょう。
絵文字も駆使する
Slackなどのチャットツールは文字中心のやりとりになります。文字だけだと、ちょっとした投げかけでも当たりをキツく感じさせてしまう場合もあります。そこで絵文字などを適宜使ってやりとりしてみましょう。それだけでコミュニケーションが円滑になるはずですよ。
各自必要なチャンネルのみ見ることも大事！
ここまでSlackのチャンネルを使った業務効率化について述べてきました。Slackを使う場合、各自で工夫して使う必要もあります。Slackには、自分に必要な通知のみ見る方法もあります。
すべてのチャンネルが必要ない社員もいるはずです。こうした社員側で行うべきSlackの使い方もありますので、その方法も社員へ告知・徹底するようにしましょう。
福井俊保
大学院で研究するかたわら、中学受験の指導を始める。指導歴は約20年。
現在はプログラミング教室スモールトレインで代表として、プログラミングの指導と中学受験の指導をしている。著書に『AI時代に幸せになる子のすごいプログラミング教育』(自由国民社)がある。
